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Groupe COFAQ : audit des processus et cadrage de la refonte de ses outils internes

Groupement de distributeurs indépendants organisé en cinq réseaux, le Groupe COFAQ prépare l’évolution de ses outils internes. Vertuoz a d’abord étudié sur place, à Poitiers, son portail de facturation, puis cadré la refonte de COFALOG : spécifications, maquettes, cartographie des flux SAGE et chiffrage ferme.

Le client

Le Groupe COFAQ est un groupement de distributeurs spécialisés indépendants, créé en 1968. Il fédère cinq réseaux (Master Pro, Bricopro, Securom, Epagri et Distribution du Bâtiment) dans la quincaillerie, les fournitures industrielles, les matériaux, le bricolage, les EPI, l'agriculture et l'élevage.

Comprendre avant de transformer

Avec une organisation en plusieurs réseaux et des flux d'information nombreux, le groupe s'appuie sur des outils internes pour piloter ses opérations et servir son réseau. Avant de les faire évoluer, COFAQ a choisi de commencer par une analyse de ses processus métier, pour décider sur des bases solides.

Cette démarche vise à :

  • cartographier les workflows existants ;
  • suivre la circulation des données entre les services ;
  • repérer les points de friction, les tâches chronophages et les ressaisies ;
  • vérifier l'adéquation entre les outils et les usages du terrain.

Première mission : l'étude du portail de facturation

Vertuoz s'est déplacé à Poitiers pour étudier sur place, avec les équipes de COFAQ, le portail de facturation du groupe.

Deuxième mission : le cadrage de la refonte de COFALOG

COFAQ a ensuite confié à Vertuoz le cadrage de la refonte de COFALOG, son outil interne. Objectif : figer le périmètre, les écrans et le budget définitif avant le lancement des développements.

Les livrables, propriété de COFAQ :

  • spécifications fonctionnelles détaillées : périmètre, règles de gestion, parcours clients ;
  • maquettes des écrans clés et principes de design (design system) ;
  • cartographie des flux SAGE à reconnecter : formats, fréquences, volumétrie ;
  • planning détaillé et chiffrage ferme du développement.

Pourquoi commencer par le cadrage

Un cadrage solide réduit les risques d'un projet : le périmètre est connu, les règles de gestion sont écrites, les écrans sont validés et le budget est ferme. COFAQ dispose ainsi d'une base claire pour décider de la suite, et les développements partent sur des fondations stables.

En savoir plus sur notre démarche : Cadrage & business analyse.