Digitaliser votre activité, est-ce trop tard ?

Le premier semestre 2020 sera incontestablement marqué par cette crise sans précédent qu’a traversé le monde.

Crise bien évidemment et en première importance sanitaire... mais aussi économique. Nos commerces, restaurants, lieux de vie & acteurs du tourisme sont impactés en premier lieu par les consignes gouvernementales résolument nécessaires. Viennent ensuite nos PME & TPE, qui doivent pour certaines repenser leurs moyens de communiquer et leurs manières de partager l’information. Cela afin de conserver le lien entre les équipes et l’accès à l’information « business » pour maintenir autant que possible leurs activités.

La mise en place d’un système d’information moderne & collaboratif, accessible depuis n’importe quel ordinateur, smartphone, tablette connecté à internet par l’ensemble des collaborateurs est la pierre angulaire de cela. Et cela se ressent encore plus dans ces temps difficiles où tous nos échanges se dématérialisent à travers Internet.

Alors comment passer au digital dans les meilleures conditions ? 

Comment accéder à vos données clients / produits, collaborer, échanger des documents, piloter à distance,…
Nous vous proposons ci-dessous les 3 principales étapes à la digitalisation de tout ou partie de votre activité :

Définition du besoin et rédaction d'un cahier des charges fonctionnel

Probablement l’étape la plus important lorsqu’on souhaite organiser ou réorganiser son fonctionnement.

Il est primordial de faire un état des lieux actuel de vos processus métiers, en déterminer les limites, et établir la liste des fonctionnalités attendues dans votre futur outil :

- L’état des lieux actuel de vos processus permettra à votre prestataire d’avoir une vision globale de votre fonctionnement. Il s’agit de faire état de la situation générale de votre organisation : outils utilisés, personne(s) utilisatrice(s), personne(s) qui consulte(nt), données renseignées, données exploitées, format de saisie, format de sortie etc….

- En déterminer les limites amorce la réflexion autour du futur outil et des besoins attendus. Nous vous en parlions dans un précédant article, en prenant l’exemple précis des limites des tableurs type Excel. L’idée est de déterminer les évolutions souhaitées qui ne peuvent pas être atteintes par l’utilisation vos outils actuels pour plusieurs raisons : aspect collaboratif réduit, limites fonctionnelles, ressaisies des données obligatoires etc…

- Etablir la liste de fonctionnalités attendues ou rédiger un cahier des charges fonctionnel permettra à votre prestataire de vous proposer une solution adaptée qui répondra point par point à vos besoins exprimés.

La rédaction d’un cahier des charges peut représenter un travail fastidieux.
Pas de panique, notre agence se propose de vous accompagner dans l'élaboration de ce document.
Nous pouvons vous guider pas-à-pas, et même nous charger de sa réalisation.

Il est conseillé de réaliser ce travail en collaboration avec plusieurs salariés votre entreprise, travaillant dans différents services, afin de ne négliger aucun besoin. Il sera aussi plus facile de faire adhérer chacun au nouvel outil, si l’implication est commune dès le départ. Nous y reviendrons plus loin.

Correctement réalisée, cette étape d’analyse et d’expression du besoin sera une base solide pour que votre prestataire puisse répondre à votre demande efficacement.  

Conception de la solution web et/ou mobile
 

Il est important d’accorder une grande attention à la simplicité d’utilisation du nouvel outil/de la nouvelle application et à l’expérience utilisateur.

Nous vous conseillons de demander des maquettes des différentes interfaces de votre futur outil nécessitant une attention particulière. Ceci afin de valider l’ergonomie et l’organisation des éléments avant de commencer tout développement.

Vient ensuite la conception de la base de données et du développement technique de la solution. Généralement développé brique fonctionnelle par brique fonctionnelle, votre outil se construira étape par étape.
Selon l’ampleur de votre projet, nous vous conseillons de déterminer avec votre prestataire, des dates de livrables afin de suivre au fur-et-à-mesure la bonne avancée du projet.

Une fois le développement terminé, le logiciel passe en période de recette. Vous pourrez tester toutes les fonctionnalités de celui-ci afin de vérifier la conformité au cahier des charges et d’apporter les éventuelles finitions.

Une fois cette période de recette finie, votre outil sera mis en production.

Mise en production
 

L’adhésion de vos collaborateur à un nouvel outil ne doit pas être négligée.
Il est important que les utilisateurs soient correctement formés à l’utilisation du logiciel et en prennent pleinement possession.
Nous vous préconisons d’importer le maximum de vos données dans l’outil afin que celui-ci soit attrayant pour vos collaborateurs qui retrouveront des informations connues.
Cela suscitera leur intérêt à comprendre le fonctionnement de l’outil et ses possibilités.

Le temps joue aussi un rôle important dans l’appréhension de votre nouvelle solution.
Assurez-vous que votre prestataire vous fournisse un ensemble de services au-delà de la livraison du logiciel : formation, maintenance corrective, disponibilités et assistance etc...