Cerag : d'Excel à un ERP sur mesure qui suit chaque projet, du devis à la rentabilité
Pour Cerag, bureau d'études en géologie, hydrogéologie et environnement, Vertuoz a développé un ERP basé sur Dolibarr, avec des modules sur mesure : suivi des projets et de leur rentabilité, agenda des chantiers et des temps passés, devis et facturation à l'avancement.
Comme beaucoup d’entreprises, ce bureau d’étude utilisait principalement Excel et Word pour la gestion et le suivi quotidien de l’activité. Fort de sa croissance, le CERAG arrivait aux limites de ces outils peu collaboratifs et souhaitait améliorer la productivité et les performances de ses processus par l’utilisation d’un logiciel métier facilitant la saisie et l’analyse des informations.
Le CERAG de par la nature de ses activités gère un nombre important d'affaires, de ressources humaines et de matériels. Cela implique la nécessité d'avoir une vision claire et précise des travaux en cours, du temps passé et notamment des coûts.
Les objectifs principaux recensés pour ce nouvel outil étaient de :
- centraliser l’information sur un seul et unique outil, accessible de façon sécurisée depuis n'importe quel poste connecté à internet.
- faciliter la saisie et le suivi des dossiers et des indicateurs liés.
- permettre de suivre les réponses aux appels d’offres
- faciliter le suivi des phases d’avant-ventes (devis) et de la facturation (à l’avancement).
- permettre une meilleure gestion des ressources humaines (planification de tâches, congés) et matérielles (véhicules).
La solution Vertuoz
Vertuoz a conçu un ERP complet, basé sur Dolibarr avec des modules développés spécifiquement pour respecter le fonctionnement de l'entreprise.
Celui-ci couvre aussi bien l'opérationnel que la gestion courante, et permet au quotidien de gagner du temps et de la productivité sur de nombreux aspects :
- gestion des clients et des contacts
- gestion des produits et services
- gestion des devis et la facturation
- gestion documentaire
- tableaux de bord et reporting
Un agenda dynamique a été pensé pour la saisie prévisionnelle des chantiers, mais également pour la saisie quotidienne de l’activité des collaborateurs afin de pouvoir visualiser en un coup d’œil le temps passé de chacun des techniciens.
Une attention particulière a été portée à la conception du module de gestion et suivi des projets.
Un projet est lié à un client avec des informations spécifiques telles que : date de commande, nature des missions, personnel(s) affecté(s), matériels engagés, devis liés, facturation à l’avancement etc.
Le calcul du montant financier d’un projet et la rentabilité de celui-ci nécessitent de prendre en compte plusieurs facteurs : signature de devis, missions allouées aux ressources humaines et temps passé, frais matériels engagés et autres frais annexes, etc. Cela permet aussi de visualiser les éventuels dépassements.