Shanty Biscuits : un ERP sur mesure qui planifie chaque jour la production à partir des commandes Shopify

L’entreprise Shanty Biscuits nous a contactés dans le but de concevoir un logiciel métier sur mesure facilitant la gestion des opérations de production. Le périmètre global du projet devait également inclure une gestion commerciale, une gestion des ressources humaines ainsi qu’un module de facturation.

D’autres besoins ont aussi été abordés notamment l’intégration d’un référentiel client et fournisseur, un système simple de facturation ainsi qu’un reporting.

Après avoir échangé avec l’équipe de production qui travaillait principalement avec Excel et un suivi papier des commandes, nous avons pu rapidement établir un certain nombre d’axes d’amélioration et de gain de productivité possibles.

Les objectifs principaux du nouvel outil étaient de :

• Centraliser l’information en un outil accessible de façon sécurisée depuis n'importe quel poste connecté à internet
• Automatiser la planification des opérations de production
• Faciliter le suivi de la relation client, du statut prospect jusqu’au litige éventuel
• Faciliter la gestion des stocks, matières premières et des commandes
• Permettre une meilleure gestion des ressources humaines
• Obtenir un reporting et des statistiques spécifiques

La solution Vertuoz

Suite à la réalisation d'un audit dans les locaux de Shanty Biscuits, nous avons déterminé et dimensionné la solution logicielle à mettre en place afin d’améliorer la productivité et les performances, et diminuer le taux d’erreur dans la gestion des commandes.

La gestion des prospects et clients a été simplifiée et automatisée par la mise en place d’une passerelle permettant de récupérer les clients inscrits sur le site web Shopify de Shanty Biscuits directement dans l’ERP. Une fonctionnalité spécifique permet la gestion de modèle d’emails. Il est donc possible d’envoyer un email prédéfini ou libre à une liste de destinataires préalablement sélectionnés et d’automatiser les envois.

Les commandes passées depuis le site web sont également récupérées automatiquement dans l’outil.

Un algorithme calcule chaque jour les commandes à préparer, en fonction des critères suivants :

• les recettes,
• les dates d’expédition (et les délais de livraison du transporteur choisi),
• les commandes qui sont des retours clients et donc prioritaires,
• les limites journalières,
• les capacités de commandes et en nombre de biscuits.

Un système d’alerte sur stock est intégré à l’outil. Une interface de stocks prévisionnels a été développée alertant dès qu’un produit ou matière première n’est plus suffisant pour x jours/semaines.

Un module de planification permet de générer automatiquement et équitablement le planning hebdomadaire des postes pour les opérateurs en fonction des congés et absences de chacun.

Enfin les données sont consolidées afin d’établir un reporting exhaustif et des statistiques de l’activité commerciale à plusieurs niveaux.